Kā noteikt prioritātes jūsu uzdevumiem

Tātad jums ir viss šis saturs, lai to izdarītu katru dienu, un jūsu uzdevumu saraksts ir pilns - kā jūs zināt, ko darīt vispirms, otrā un trešā?

Diezgan daudz ikviens jūt, ka viņiem ir pārāk daudz jādara, un viņiem ir pārāk maz laika to darīt. Bieži vien šī sajukuma satricinājums izraisa nespēju prioritāti noteikt visus šķietami aktuālos uzdevumus. Ja jums liekas, ka jūsu uzdevumu saraksts minūtē kļūst garāks, un jūs pat nezināt, no kurienes sākt, noskaidrojiet, kā noteikt, novērtēt un noteikt prioritātes saviem uzdevumiem.

1. Izveidojiet sarakstu

Pirms jūs mēģināt kārtot savus pienākumus pēc svarīguma, ņemiet laiku, lai apkopotu visaptverošu sarakstu ar visu, kas jums nepieciešams vai ko vēlaties paveikt. Sadaliet savu sarakstu dažādās uzdevumu veidu sadaļās. Šīs kategorijas varētu būt:

Dienas vai nedēļas uzdevumi

Tie ir ikdienišķie "uzdevumi", kas var būt personīgi (maltīšu plānošana un iepirkšanās pārtikas preču veikalos) vai ar darbu saistītas (nedēļas komandas sanāksme). Ja jūs jau izmantojat ikdienas rutīnu, jūs iepazīsies ar šiem uzdevumiem; ja jums tā nav, tas ir labs laiks, lai to izveidotu. Ko jūs iekļaujat, var atšķirties - daži cilvēki neredzēs nepieciešamību sevi atgādināt, lai pārbaudītu e-pastu vai iegādātos pārtikas preces, bet citi novērtēs strukturētus atgādinājumus dažu darbību veikšanai noteiktos laikos vai noteiktās dienās.

Uzdevumi ar termiņiem

Tie, protams, ir jādara noteiktā datumā un iepriekš jāsagatavo sagatavošana. Piemēri varētu būt skolu papīrs, kas jāpabeidz trīs nedēļu laikā vai puse, kuru jūs plānojat sešus mēnešus.

Šādi uzdevumi, kurus bieži sauc par projektiem, vēlāk var iedalīt mazākos komponentos, piemēram, "rakstīt papīru" var iedalīt attiecīgo grāmatu lasīšanā, piezīmju organizēšanā, kontu izklāstā, pirmā projekta sagatavošanā un tā tālāk. uz

Atkārtojošie uzdevumi

Tās nenotiek katru dienu vai reizi nedēļā, bet arī tie nav vienreizējie projekti.

Atkārtoti uzdevumi varētu ietvert zobārsta iecelšanu amatā vai ceturkšņa nodokļu iekasēšanu.

Pašmācības, nepieciešamie uzdevumi

Tie ir uzdevumi vai projekti, kurus jūs zināt, ka jums ir jādara, bet neviens gatavojas tevi padarīt. Viņiem reti, ja vispār, ir iebūvēts laika ierobežojums. Domājiet, uzlabojot savu mazo uzņēmumu tīmekļa vietni vai atrodot jaunu primārās aprūpes pakalpojumu sniedzēju.

Pašmontēti, nevajadzīgi uzdevumi

Šīs ir daudz patīkamākas aktivitātes, kuras tomēr mēdz kristies ceļā, jo citi, vairāk acīmredzami nepieciešamie uzdevumi izstumj tos. Padomājiet lasīt par prieku vai strādāt ar vaļaspriekiem.

Someday Uzdevumi

Šie uzdevumi ir vērsti jūsu uzdevumu vai jūsu prātā aizmugurē, taču parasti to vairs nevajag izdarīt drīz vai kādreiz. Piemērs: krāsojiet radiatorus.

2. Organizējiet savu sarakstu

Kad esat uzskaitījis visu, varat uzzināt, ko darīt vispirms, un kārtot savu grafiku. (Kā jūs to fiziski izdarāt - papīra lapā, plānotājā, lietotnē, tiešsaistes kalendārā vai citādi - tas ir mazāk, nekā jūs izvēlējāties metodi, kas jums un jums tiks izmantota.) Šeit ir daži kritēriji domāt par:

Steidzams vai svarīgs

Visus uzdevumus var sakārtot vienā no četrām kategorijām. Vispirms, cik ātri vien iespējams, ir jāveic steidzami un svarīgi uzdevumi; ja iespējams, var tikt deleģēti steidzami, bet ne svarīgie uzdevumi, bet, ja ne, jūsu grafikā būtu jāiekļauj pietiekami daudz elastīguma un papildu laika, lai tos varētu uzņemt, kad tie parādās; svarīgi, bet ne steidzami uzdevumi būtu jāplāno pietiekami agri, lai tie nekļūtu steidzami; Iespējams, ka uzdevumi, kas nav svarīgi vai steidzami, var tikt novērsti, lai gan, ja jums tas patiks, viņiem vajadzētu strādāt savā grafikā, lai viņi netiktu izstumti ar stingrākiem pienākumiem.

Novērtējiet vērtību

Varat novērtēt uzdevuma vērtību vairākos veidos. Viens varētu būt tas, vai ietekmē citus cilvēkus, un cik svarīgi šie cilvēki ir (jūsu bosa apstiprinājums un no jums atkarīgo bērnu labklājība ir svarīgāka nekā, teiksim, svešinieku grupas, par kuru jūs piekritējāt, viedokļi pievienoties sanāksmē.) Jūs varētu arī piešķirt lielu vērtību tiem uzdevumiem, kurus jūs redzat ilgtermiņā, vai arī jūs vienkārši atradīsiet atalgojumu.

Viena atsauce, kuru jūs, iespējams, sastopas, lasot par prioritāro uzdevumu noteikšanu, ir 80.-20. Noteikums vai Pareto princips, kas nosaka, ka 80% no sekām nāk no 20% cēloņu. Tas var vai nevar pierādīt, ka jums ir taisnība, bet tas ir labs atgādinājums, lai noteiktu, ko jūs faktiski pavadīt laiku un kādas no jūsu pūlēm atmaksājas.

Laiks un elastība

Darbojas grafiks ļauj veikt izmaiņas un atpazīst laika ierobežojumus. Esiet reāli, nosakot prioritātes un plānojot savas dienas. Ja rodas šaubas, pārvērtējiet laiku, kādu noteiktais uzdevums būs jāveic.

Ja divi uzdevumi ir jāveic vienā un tajā pašā laikā, izvēloties, no kura sākuma atkarīgs, kā jūs vislabāk strādājat. Daži cilvēki dod priekšroku vienkāršākam uzdevumam, nevis koncentrēties uz sarežģītāko; citi jutīsies pārliecināti, ja vispirms sāksies grūtākais uzdevums un daži vai visi to darīs, pirms turpināsies. Atcerieties, ka jums nav jāuzņemas viens uzdevums vai projekts no sākuma līdz beigām, pirms pāriet uz nākamo - ja vien, protams, jūs neredzat darbu, tādējādi paaugstinot produktivitāti.

Ierobežojiet ikdienas pienākumu izpildīšanas uzdevumus līdz trim. Diena var ietvert arī mazākus uzdevumus, kas ir vairāk kārtīgi vai mazāk nozīmīgi vai steidzami, bet uzlādēšana pēc galvenajiem uzdevumiem, iespējams, novedīs pie stresa un vilšanās.

Atcerieties, ka prioritātes var mainīties - ja jūsu priekšniekam ir nepieciešams, lai jūs kaut ko darīt tagad, jūsu iepriekšējā pirmā prioritāte, visticamāk, tiks pārsniegta uz otru. Tas ir vēl jo vairāk tāpēc, lai savam grafikam būtu vairāk laika, lai nodrošinātu elastību.

3. Sērijas uzdevumi

Pārbaužu uzdevumi ir viens no visefektīvākajiem, efektīvākajiem veidiem, kā iegūt šos izmisīgos, visu laiku daramos uzdevumus. Pārlūkošana vienkārši nozīmē to, ka jūs atkal strādājat pie tāda paša veida uzdevuma, pirms pāriet uz kaut ko citu. Pirmais solis ir identificēt uzdevumus, kas jums jādara vairāk un vairāk, un pēc tam iestatīt vienkāršu darbplūsmu, lai tās sekotu. Pēc tam jūs šos uzdevumus varat risināt vienlaicīgi, izmantojot šo darbplūsmu.

Lai veiktu partizēšanu, ir jāpilda līdzīgi uzdevumi, kuriem ir vajadzīgi līdzīgi resursi "partijās", lai uzlabotu efektivitāti un ražīgumu. Šeit ir daži piemēri:

  • Vienlaikus samaksājiet visus savus rēķinus
  • Atveriet visu savu e-pastu reizi nedēļā un rīkojieties, nevis ļaujiet tai katru dienu sakrist, un nekad neiegūstiet to

Partija ļauj iekļūt gropē, veicot to pašu uzdevumu atkal un atkal, tāpēc jums nav jātērē laiks norādīt norādījumus vai ko jums vajadzētu darīt tālāk.

4. Novērst uzdevumus

Kad esat uzskaitījis visus savus uzdevumus un sakārtojuši tos no vissvarīgākajiem līdz minimumam, kļūs skaidrs, kuri uzdevumi ir saraksta apakšā. Dažkārt tos var deleģēt kādam citam, bet, ja tas nav iespējams, jums ir jāizlemj, vai viņiem ir jāvelta laiks vai jālikvidē.

Iespējams, jūsu sarakstā ir uzdevumi, kas jums nav jādara vai pat nevēlaties to izdarīt, bet jūs jutāties spiesti pievienot kaut kādā brīdī (doties uz sporta zāli, apmeklēt grāmatu klubu). To var pilnībā novērst.

Visbeidzot, ir iespējams vienkārši pārāk daudz darīt - ja jūs nevarat visu izdarīt, novērtējiet savu darba slodzi, lai noteiktu, vai jums ir vajadzīga vēl kāda prakse prioritāšu noteikšanā, vai arī jums ir jāpasaka kādam, no kā jūs vairs nevarat turpināt strādāt noteiktais uzdevums.

Video Instrukcijas: .

Atstāt Komentāru